Ghid aproape complet despre administrarea adreselor de email create pe domeniu web privat

  • 11 mins read

După o experiență de 12 ani în administrarea site-urilor web, am scris pentru tine acest ghid „aproape complet” despre administrarea adreselor de email create pe domeniu web privat, prin care am documentat toate aspectele tehnice ce trebuie avute în vedere pentru evitatea marcării emailurilor tale ca SPAM și a garanta satisfacția clienților tăi.

Scurtă introducere

Adresele de email reprezintă cel mai important canal de comunicație cu clienții sau potențialii clienți. Chiar dacă avem la dispoziție diverse chat-uri în cadrul rețelelor de socializare emailul a rămas cea mai bună și sigură metodă de a comunica.

După achiziționarea numelor de domeniu și a pachetului de găzduire putem crea adrese de email atașate domeniului.

Configurare generală

Recomandăm achiziționarea pachetelor de găzduire ce au ca soluție software de management al spațiului de stocare cPanel. Acesta este un software stabil ce oferă toate funcțiile necesare unei bune administrări atât a spațiului de stocare (unde veți încărca site-ul) dar și a domeniului web sau căsuțelor poștale aferente adreselor create. Totodată, cPanel este cel mai popular software și are opțiunea de a genera o copie de siguranță completă a datelor din server și importarea acesteia în alt server cu ușurință.

ghid administrarea adreselor de email
print screen realizat în cPanel – secțiunea Email

Recomandări

Adresa implicită (Default address) – Obține orice e-mail care este trimis la o adresă de e-mail invalidă sau inexistentă. Această funcție este foarte importantă pentru scenariile în care un client tastează greșit adresa ta de email sau din obișnuință scrie contact@numefirma.ro (pentru ca majoritatea firmelor au un astfel de email) dar tu consideri inutil o astfel de adresă, ai creat adrese personalizate sau discutăm chiar de o adresă ștearsă. Opțiunea default address redirecționează toate emailurile la o adresă definită de tine, astfel încât tu nu pierzi nici o comandă. Gândește-te că depui efort să aduci pe site un vizitator, conținutul site-ul în convinge să comandă și îl pierzi în ultima etapă când acesta lansează o comandă fermă.

Urmărește livrarea (Track Delivery) – Examinați ruta de livrare a unui e-mail. Acest lucru poate fi util dacă trebuie să găsiți probleme cu livrarea e-mailului. Aici puteți consulta rapoartele din ultimele 7 zile aferente fiecărui status de primire emailuri și SPAM score. Aceasta este necesar pentru a bloca adrese de email.

Filtrare SPAM (Global Email Filters si Spam Filters) – Creați și gestionați filtre de e-mail pentru contul dvs. principal de e-mail. Regulile vor fi procesate în ordinea prezentată mai jos, de sus în jos. Poți adăuga mai multe reguli pentru a se potrivi cu subiecte, adrese sau alte părți ale mesajului. Apoi poți adăuga mai multe acțiuni pe care să le efecteze asupra unui mesaj, cum ar fi livrarea mesajului la o altă adresă și apoi să-l arhiveze.

Toate funcționalitățile aferente adreselor de email sunt documentate pe site-ul cPanel.

Configurări specifice anti-SPAM

De regulă serverele au un minim de configurări necesare evitării SPAM-ului dar aceste configurări trebuie verificate. Configurările se realizează în cPanel, secțiunea DNS Zone Editor:

Protocolul DMARC – ajută la prevenirea falsificării domeniului și generează rapoarte prin e-mail dacă este detectată activitate suspectă. Aceasta înseamnă Autentificare bazată pe domeniu, raportare și conformitate. (tutorial)

Protocolul SPF – numele înseamnă Sender Policy Framework și este responsabil să verifice dacă o adresă IP este autorizată să trimită e-mailuri din domeniul expeditor. Funcționează un pic ca o adresă de retur pe o scrisoare. (tutorial)

Protocolul DKIM – este responsabil pentru verificarea domeniului tău folosind o cheie. Aceasta înseamnă DomainKeys Identified Mail. Această cheie publică legitimează adresa de email. (tutorial)

Protocolul PTR – Unele filtre anti-spam de e-mail folosesc DNS invers pentru a verifica numele de domenii ale adreselor de e-mail și pentru a vedea dacă adresele IP asociate sunt probabil folosite de serverele de e-mail legitime. (tutorial)

Informații suplimentare despre aceste protocoale găsești în tutorialul de configurare al modulului.

Dacă emailurile ajung totuși în SPAM și după configurarea acestor protocoale ai nevoie de o adresă IP dedicată ce o poți achiziționa de la firma de găzduire. De regulă firmele de găzduire folosesc shared server (resurse partajate), adică site-uri multiple pe același server/IP așa că dacă un al client al firmei de găzduire are adrese marcate ca SPAM te poate afecta și pe tine în lipsa unui IP dedicat.

Metode de folosire

Odată create adrese de email le puteți folosi în oricare din metodele de mai jos:

WebMail

Interfața web WebMail se accesează direct din browser-ul de Internet pentru a folosi căsuțe poștale create în server de găzduire. De regulă link-ul de access este https://numefirma.ro/webmail/ sau https://numefirma.ro:2096/ 

Client de email

Aveți opțunea de a configura un client de email pe calculatorul local precum Outlook, Thunderbird, iOS Mail, etc. (vă recomandăm ca la adăugarea adresei în clientul de email să bifați opțiunea de păstrare a emailurilor pe server, și atunci practic în client de descarcă doar o copie a emailurilor iar emailurile din sever reprezintă soluția de backup a acestora).

Atașare la o adresă existentă

Puteți atașa adresa de email într-un serviciu gratuit de emailuri (Yahoo, Gmail, etc.) cu mențiunea că aici aveți limitări, spre exemplu Gmail verifică o dată per oră emailurilor noi, așa că veți primi cu întârziere de până la o oră. Dacă doriți să purtați o conversație cu un client foarte probabil vă va fi dificil.

Pe același principiu puteți atașa o adresă de email unei alte adrese de email create pe domeniu web dacă doriți folosirea acestora din aceeași casuță poștală.

Externalizare serviciu de email

  Dacă nici una dintre soluțiile de mai sus nu satisface nevoie business-ului tău poți opta pentru servicii externalizate de email (servere dedicate de email) precum: Google Business Gmail, Microsoft 365 / Outlook, Twilio SendGrid, MailGun, Zoho, etc.

Pentru a facilita adăugarea adreselor de email în aceste servicii este nevoie ca în sever-ul de găzduire să editați în secțiunea DNS Zone Editor intrărilor cu numele MX cu conținutul recomandat de către fiecare serviciu.

De exemplu, pentru Google urmăriți tutorialul de configurare.

Înregistrare MX

Înregistrările Mail Exchange (MX) direcționează e-mailul unui domeniu către serverele care găzduiesc conturile de utilizator ale domeniului. Pentru a configura Gmail, dacă aveți Google Workspace, trebuie să vă direcționați înregistrările MX către serverele de e-mail Google. Pot fi definite mai multe înregistrări MX pentru un domeniu, fiecare cu o prioritate diferită. Dacă corespondența nu poate fi livrată folosind înregistrarea cu cea mai mare prioritate, se folosește a doua înregistrare cu prioritate și așa mai departe.

Configurare email ca transmițător de mesaje din site

Site-ul tău WordPress are inclus implicit funcția de trimitere emailuri de notificare cu privire la activitățile din site, inclusiv la completarea formularelor web. Este foarte important ca emaiul definit ca transmițător să fie un email valid creat pe numele domeniului și să fie autentificat pentru a evita marcarea acestuia ca SPAM. Recomandăm modulul WP Mail SMTP pentru a configura adresa de email de transmitere a emailurilor din site.

Poți crea o adresă generică de exemplu no-reply@numefirma.ro și să o definești în câmpul From Email, apoi să alegi serviciul de email (Mailer) Other SMTP pentru a defini datele de autentificare a adresei de email create no-reply@numefirma.ro.

În contul cPanel vei găsi datele de configurare (SMTP) și poți parcurge în prealabil tutorialul de pe site-ul dezvoltatorului. După configurarea acestora ai în meniul tabular opțiunea de testare trimitere email unde completezi destinatarul și apoi verifici primirea emailului, dacă configurările au fost făcute corect emailul ajunge in inbox.

Dacă folosești un serviciul extern de emailuri ai nevoie de achiziționarea variantei PRO a modulului.

În cadrul modulului, la secțiunea Debug Events se poate consulta lista cu emailuri care nu au fost trimise și cauza eroriilor aferente.

Bine de știut

Din motive de securitate (expunere parolă în dashboard-ul site-ului), dar din rațiuni de evitare a SPAM-ului, nu folosi aceeași adresă de email pe care o utilizezi la comunicarea cu clienții. De exemplu dacă ai creat adresa contact@numefirma.ro nu o folosi ca transmițător (sender) al mesajelor automate din site și creează una distinctă precum no-reply@numefirma.ro 

Serviciul reCaptcha de la Google

Serviciul Google reCAPTCHA (anti-SPAM) îți protejează site-ul de fraudă și abuz fără a crea fricțiuni. Adăugarea serviciului în site de face prin crearea unui cont și înregistrarea site-ului tău în consola reCaptcha. După înregistrare vei primit 2 chei (1 cheie publică (site key) și 1 cheie privată (private key)) ce trebuie adăugate în site-ul tău.

Fiecare modul ce are ca funcționalitate transmiterea de emailuri folosind formulare web are o secțiune în panoul de adminsitrare pentru integrarea cu acest serviciu.

Pentru formularele web implicite din WordPress precum publicare comentariu, autentificare, înregistrare, reamintire parolă recomandăm folosirea modului de securitate SolidWP și integrarea cu serviciul Google reCaptcha.

Bine de știut

Foarte mulți clienți au venit înspre noi cu plângerea că primesc emailuri de tip spam din site chiar dacă au configurat serviciul reCaptcha de la Google. Ei bine, acest serviciu restricționează acces-ul roboților la formularele web (login, register, comment, contact form, etc.) doar din interfața grafică dar este bine de știut că toate acestea au disponibile rute API ce trebuie dezactivate sau securizate. Majoritatea atacurilor și a emailurilor tip SPAM sunt trimise programatic din API.

Concluzii

Dacă analizezi la activitatea ta online din ultimii 20 de ani vei constata că ai schimbat câteva rețele de socializare sau adrese de email gratuite, și dacă gândești aplicat vei constata ca aceste schimbări duc la pierderea comunicației cu clienții tăi ce generează o pierdere comercială. Dacă gândești în perspectivă că vei schimba în continuare rețele de socializare din diverse cauze precum termenii și condițiile de utilizare a acestora, sau introducerea de taxe suplimentare, etc. ce duce la ieșirea din aceste rețele și implicit pierderea paginii create pentru business-ul tău.

Scenariile pot continua (ai nevoie de un plan de management al riscurilor), de exemplu de-a lungul timpului poate vei schimba locația fizică a business-ului tău, în motoarele de căutare pot apărea business-uri cu nume similare sau chiar îți vei schimba numele dar vei dori să fii contactat în continuare de vechii clienți și să îi direcționezi spre adresa corectă.

Printr-o investiție minimă în achiziționarea numelui de domeniu și a unui pachet de găzduire poți avea un canal sigur de comunicație cu clienții tăi. Din punct de vedere legislativ adresa de email creată pe numele de domeniu tău web reprezintă cel mai sigur canal de comunicație.


Acest articol a fost scris în limba română și tradus automat în limba engleză cu Google Translate, ne cerem scuze pentru eventualele greșeli de traducere.

Dacă ai neclarități sau întrebări legate de acest subiect te rugăm să completezi formularul de la pagina Întreabă-ne orice și îți răspundem cât mai curând posibil.